Nouvelle réglementation en matière d'encaissement

Qu’est ce qu’une caisse enregistreuse conforme ?

Toutes les données élémentaires doivent être conservées par le logiciel ou le système de caisse. Les données de détail de transaction comprennent : le numéro du ticket, la date (heure-minute-seconde), le numéro de la caisse, le total TTC, les totaux HT par taux de TVA, le détail des articles ou prestations (libellé, quantité, prix unitaire, total HT de la ligne, taux de TVA) et les traces de modifications et corrections apportées.
Les systèmes de caisse doivent, de plus, prévoir obligatoirement une clôture journalière et une clôture mensuelle.

Comment prouver la conformité de sa caisse ?

La conformité d’une caisse ne peut pas se voir d’un simple coup d’œil. Pour cela, l’État oblige désormais les commerçants de prouver la conformité de leur caisse en fournissant des documents telle qu’une attestation de l’éditeur certifiant son engagement à respecter les exigences de la loi de 2018.

Les commerçants et autres professionnels assujettis à la TVA devront donc s’équiper d’un logiciel ou d’un système de caisse conforme à la certification agréée COFRAC :  LNE ou NF 525 satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale ou attestation individuelle de conformité délivrée par le fabricant ou le fournisseur de son équipement, soit un certificat délivré par l'éditeur de logiciel qu'il utilise.

Cette mise en conformité avec la loi nécessitera soit l’acquisition d’un nouveau logiciel de comptabilité ou de gestion, sa simple mise à jour ou encore l’acquisition d’un système de caisse conforme.

Bien entendu, le logiciel de caisse ainsi que les données devront faire l’objet d’un archivage permettant à l’administration fiscale d’effectuer des contrôles. L’absence d’archivage pourrait conduire à la remise en cause de la sincérité de la comptabilité.

Que se passe-t-il si je ne suis pas conforme ?

Les commerçants n’ayant pas d’attestation ou de certificat de caisse sécurisée à fournir aux agents de l’administration fiscale à l’issue d’un contrôle inopiné s’exposeront à une amende de 7 500 euros par logiciel de comptabilité ou de gestion ou par système de caisse concerné. Cette amende pourra être cumulée avec les rappels d’impôt et pénalités qui seraient dus à la suite d’un contrôle de la comptabilité de l’entreprise, au titre des recettes qu’un logiciel frauduleux aurait permis de dissimuler.
Lorsqu’une amende est appliquée à un commerçant qui ne s’est pas encore équipé d’un logiciel ou système de caisse sécurisé celui-ci disposera d’un délai de 60 jours à compter de la remise ou de la réception du procès-verbal dressé par les agents de l’administration fiscale afin de se mettre en conformité. Passé ce délai l’assujetti à la TVA concerné sera à nouveau redevable d’une amende de 7 500 euros.
Cependant lorsque les agents de l’administration constatent un manquement et appliquent l’amende prévue, le procès-verbal informe l’assujetti qu’il dispose d’un délai de trente jours pour formuler ses observations et, le cas échéant, fournir l’attestation ou le certificat demandé. Les observations de l’assujetti sont annexées au procès-verbal. Si l’intéressé apporte les justificatifs demandés dans le délai imparti, l’amende ne sera alors pas appliquée.